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Webloom - Guide
Come realizzare un avviso PagoPA
Armonia ti consente di gestire la contabilità in modo agevole e puntuale.
In particolare, nella sezione Gestione contabile puoi:
- gestire le voci del tariffario di servizi e beni da erogare agli iscritti
- impostare uno scadenzario dei vari pagamenti
- realizzare e inviare avvisi pagoPA
A tutto questo accedi da un unico pannello.
Ecco come svolgere le varie attività:
(puoi leggere l'intera guida o cliccare sulle voci di tuo interesse)
Il Tariffario
Cos'è
Il TARIFFARIO è un elenco di voci di tariffa relative a tutti i servizi o beni gestiti dall'Ordine professionale per i suoi iscritti.
Questo elenco può essere ampliato in base alle nuove esigenze dell'Ordine.
Le voci di tariffario presenti possono essere di due tipi:
- pagamento obbligatorio
è un pagamento che viene stabilito dall'Ordine, ha una specifica scadenza, viene inviato a tutti gli iscritti interessati (ad es. il pagamento della quota annuale di iscrizione, di una mora ecc.) - pagamento spontaneo
è un pagamento che viene fatto dal singolo iscritto, per soddisfare specifiche esigenze di servizi o beni, è ad es. il caso del tesserino identificativo
Come si accede
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Clicca sull'icona Tariffario in "Gestione contabile" |
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Clicca sull'icona "nuovo" per creare una nuova voce del tariffario |
Utilizzo
Accedi alla scheda per impostare una nuova voce di tariffario, in cui andrai a definire tutti i dati:
| (1) | Codice | dev'essere univoco, composto da numeri e lettere (tutte maiuscole) e senza spazi. Serve per identificare le voci del tariffario (non viene visualizzato dall'iscritto) |
| (2) | Descrizione | specifica la voce di tariffario. È ciò che l'iscritto visualizza nel suo scadenzario |
| (3) | Importo | Questo è l'importo base per uno specifico tipo di tariffa. Se hai necessità di definire importi differenti, per specifiche categorie di iscritti, potrai farlo in un secondo momento, quando inserisci la tariffa nello scadenzario, ciò significa che non devi creare più voci di tariffario per ogni casistica. Come vedremo dopo. |
| (4) | Date inizio/fine validità | vincolanti per la creazione delle voci nello scadenzario e delle posizioni debitorie. |
| (5) | A chi si applica/Relazione | il target della voce che si sta creando (persone, società...) |
| (6) | Tipo di tariffa | scegli tra le opzioni disponibili: quota iscrizione, mora o una tantum |
| (7) | Gestito da pagoPA | Indica SI per tutte le voci da gestire con pagoPA |
| (8) | Pagamento spontaneo | Indica SI per i servizi opzionali e per i quali non è prevista una scadenza obbligatoria |
| (9) | Tassonomia | scegli tra le voci previste da pagoPA |
| (10) | Marca da bollo | In caso di marca da bollo, l'importo versato va direttamente all'AE |
| (11) | IBAN/CF | Valori impostati di default dal sistema |
Al termine, SALVA la voce di tariffario appena creata.
Attenzione!! Il sistema consente l'assegnazione di una sola scadenza per tipo di tariffa per ogni anno a ciascun iscritto, sia relativamente alla quota di iscrizione, che all'eventuale pagamento della mora.
Ciò significa che, se erroneamente inserisci più volte lo stesso iscritto in inserimenti massivi, il sistema – facendo un controllo automatico – non ripeterà l'assegnazione agli iscritti che hanno già la stessa voce di pagamento nel proprio scadenzario.
Lo Scadenzario
Cos'è
Lo SCADENZARIO contiene i pagamenti obbligatori che hanno quindi una specifica data di scadenza e riguardano un determinato gruppo di iscritti all'Ordine.
Ogni voce di scadenzario deve fare riferimento a una voce di tariffario precedentemente inserita.
Nello scadenzario definisci una serie di dati:
- anno di competenza del pagamento,
- importo
- data di scadenza
- ecc.
Inoltre stabilisci per ciascuna voce i filtri per individuare gli iscritti a cui assegnare la notifica di pagamento.
L'aggiunta di una nuova voce di scadenzario può essere fatta sia con inserimento massivo che con inserimento da file.
(Per modificare piccole cose, puoi gestire lo scadenzario individualmente, nella scheda del singolo iscritto.)
Come si accede
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Clicca sull'icona Scadenzario in "Gestione contabile" |
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Una delle modalità è l'Inserimento massivo |
Utilizzo
Accedi quindi a una nuova scheda, in cui inserire tutti i dati.
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| (1) | Cerca nel tariffario | Seleziona la voce di tariffario tra quelle già inserite |
| (2) | Descrizione | specifica la voce di tariffario. È ciò che l'iscritto visualizza nel suo scadenzario |
| (3) | Anno di competenza | Anno di competenza del pagamento da assegnare |
| (4) | Importo | Importo preso in automatico dalla voce di tariffario, modificabile per assegnare importi differenti |
| (5) | Data scadenza | Data di scadenza per il pagamento |
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| (1) | Una sola assegnazione nell'anno |
spunta la casella per assegnare una sola volta al singolo/iscritto quel tipo di scadenza per l'anno di competenza |
| (2) | Tipo |
a chi si applica la tariffa (per ogni tipo si attivano dei filtri specifici) |
| (3) | Situazione debitoria |
Per inserire una mora: la voce di tariffario (1) che selezioni all'inizio è "mora". Qui metti data e tipo di tariffa (cioè la voce che non è stata ancora saldata) |
| (4) | Anni compiuti |
per differenziare le quote in base all'età anagrafica dell'iscritto |
| (5) | Iscritto all'Albo data |
per escludere ad esempio i neo iscritti |
| (6) | Sezione Albo |
sezione d'appartenenza |
| (7) | Stato nell'Albo |
per escludere i sospesi |
| (8) | Anni di anzianità |
per differenziare le quote da assegnare in base all'anzianità professionale |
Attenzione!! Quando applichi dei filtri stringenti, ricordati di inviare avvisi di pagamento anche alla platea rimanente degli iscritti.
Dopo aver inserito tutti i filtri necessari, clicca su salva.
Nella parte alta compare un testo con il numero di riferimento associato alla voce di scadenzario appena creata.
Questo numero è importante perché, inserito nell'apposito filtro, permette di verificare ciò che si è inserito nello scadenzario.
Come si accede
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La seconda modalità è l'Inserimento da file |
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Clicca su Nuova importazione |
Utilizzo
Se ne hai bisogno, leggi la guida e le informazioni sui campi per impostare il file .csv correttamente.
Poi seleziona la voce Una sola assegnazione nell'anno e carica il file .csv che hai realizzato.
Infine clicca sul pulsante importa.
Attenzione!! Sia per gli inserimenti massivi, che da file, è importante verificare la correttezza delle quote prima della creazione delle posizioni debitorie di pagoPA, per evitare di generare avvisi di pagamento errati o ripetere i passaggi successivi più volte.
Importante controllare anno di competenza e voce del tariffario (devono tornare i numeri con quelli che sono gli iscritti all'Ordine).
Per una verifica e conoscere gli avvisi che devono ancora essere trasmessi, seleziona tra i filtri la voce stato pagoPA (non trasmesso).
pagoPA
Cos'è
pagoPA è il portale nazionale dei pagamenti a favore della Pubblica Amministrazione. Attraverso la funzione di Armonia_pagoPA è possibile generare gli avvisi di pagamento a partire da una posizione debitoria ed inviarli.
Come si accede
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Clicca sull'icona pagoPA in "Gestione contabile" |
Utilizzo
1 Per creare una nuova posizione debitoria, clicca su crea.
Inserisci i dati per creare una nuova posizione debitoria.
Attenzione!! Le nuove posizioni debitorie pagoPA vengono create a partire dalle voci già inserite nello scadenzario.
| (1) | Limite | Il limite massimo di avvisi è 10.000. Il tempo per la creazione degli avvisi è direttamente proporzionale al loro numero |
| (2) | Tipo di flusso | Scegli in base alla voce dello scadenzario e allo stato del pagamento |
| (3) | Causale | Inserire la dicitura che deve apparire stampata sull'avviso di pagamento |
| (4) | Data emissione Data scadenza |
La data di emissione deve essere la data odierna, la data di scadenza deve essere successiva almeno di un giorno alla data odierna |
| (5) | Consenti pagamento oltre scadenza | Se spunti la casella, a prescindere dalla data di scadenza stampata sugli avvisi, sarà possibile pagare con un avviso scaduto |
| (6) | Crea | Per programmare la creazione delle posizioni debitorie |
Per verificare le posizioni debitorie create, imposta i filtri (1):
- Stato: Nuova
- Avviso di pagamento: Senza avviso di pagamento
2 Dopo la verifica, clicca sul pulsante conferma (2) per rendere le posizioni pagabili.
3 Per generare gli avvisi di pagamento, imposta i filtri (1):
- Stato: Pagabile
- Avviso di pagamento: Senza avviso di pagamento
Clicca sul pulsante Genera avvisi (2). La generazione degli avvisi in PDF richiede un po' di tempo.
Attenzione!! Puoi anche spegnare il PC perché l'operazione viene svolta sui server Webloom.
Al termine dell'operazione gli iscritti potranno scaricare l'avviso nella propria area riservata, alla voce di menu I miei pagamenti.
4 Per inviare gli avvisi di pagamento, tramite PEC o email, imposta i filtri (1):
- Stato: Pagabile
- Avviso di pagamento: Con avviso di pagamento
Clicca sul pulsante Invia avvisi (2).
Si apre questa finestra:
| (1) | Verranno inviati... | Il sistema calcola il numero di avvisi che verranno inviati, in base ai filtri impostati |
| (2) | Tipo di invio | Scegli se inviare gli avvisi per email/PEC |
| (3) | Scegli un messaggio | Scegli quale messaggio inviare tra quelli preimpostati (il contenuto dei messaggi può essere personalizzato dagli amministratori) |
| (4) | Invia avvisi | Programma l'invio degli avvisi |
COME FACCIO PER...?
Come faccio per... Controllare gli invii fatti?
Puoi verificare l'esito degli invii, andando su pagoPA/report invii.
Qui compaiono i dati di tutti gli invii fatti.
Puoi visualizzare un singolo invio, selezionando il Numero di spedizione (1), poi clicca sul pulsante "Vai".
Come faccio per... Trovare gli avvisi non consegnati?
Per trovare gli avvisi non consegnati, vai al filtro esito e seleziona la voce negativo (2), poi clicca sul pulsante "Vai".
Se l'avviso non è stato consegnato perché manca l'indirizzo PEC/mail, inserisci i dati in anagrafica e rifai l'invio.
Come faccio per... Provare di nuovo a consegnarli?
Vai in pagoPA e imposta i filtri così:
- Stato: pagabile
- Avviso di pagamento: con avviso di pagamento
- Numero di spedizione: la stessa a cui appartengono gli invii con esito negativo
- Esito: negativo
- Clicca sul pulsante "vai" per applicare il filtro
- Poi clicca su "invia avvisi"
- Compilo come visto sopra e prova di nuovo a inviare gli avvisi.
Come faccio per… Sollecitare il pagamento a chi non ha ancora pagato?
Vai in pagoPA e imposta i filtri così:
- Stato: pagabile
- Avviso di pagamento: con avviso di pagamento
- Inserisci la data di scadenza
- Clicca su "vai" per applicare il filtro
- Poi clicca su "invia avvisi"
Come faccio per… Cercare avvisi di pagamento mai notificati?
Vai in pagoPA e imposta i filtri così:
- Stato: pagabile
- Avviso di pagamento: con avviso di pagamento
- Numero di spedizione: mai notificato
- Clicca su "vai" per applicare il filtro
- Poi clicca su "invia avvisi"